meer info mail voorzitter@tennis-zwaluwe.nl
Onderstaand vindt u de verslagen van de laatste ALV van de ZTV
Aanwezig:
Wim de Groot, Ingrid Kuijs, Robert Polsek, Theo van der Veeke, Jenneke Endepoel, Bas Bel, Maarten Marijnissen, Johan Schippers, Marijke Schippers, Sjanneke Achterhof, Cor Hoevenaar, Wilma Suijker, Willem Schrik en Kees Kuijs.
Bericht van verhindering:
Berend Lammertink, Annie van Ommeren, Remko van Houwelingen, Marion van Houwelingen, Marjo Bossers, Henriette Dikkeboom, Ad Schuurmans, Jeanne Schuurmans, Erik Orie.
1. Opening
Wim de Groot opent als voorzitter de vergadering. Hij verzoekt tijdens de vergadering niet te roken, mobiele telefoons uit te zetten en iedereen uit te laten spreken.
Wim de Groot merkt op dat in verband met de lage opkomst en het daarop bestuderen van de statuten en het huishoudelijke reglement het bestuur heeft besloten de ALV toch door te laten gaan. De ALV stemt toe.
2. Mededelingen en ingekomen post
Wim de Groot heeft geconstateerd dat het gastenboek op de website van de ZTV meerdere malen misbruikt werd als klaagbank. Het gastenboek is voor iedereen toegankelijk dus ook voor buitenstaanders. Het is niet de bedoeling dat leden de vuile was via onze website openbaar maken. Wim de Groot verzoekt de leden voortaan met klachten direct met het bestuur te communiceren.
Eén van de commissie leden van de racketavond is persoonlijk per e mail benaderd door een lid en gewezen op de deelname van een niet lid tijdens een racketavond. Wim de Groot merkt op dat op de eerste plaats leden van commissies daar niet mee lastig gevallen moeten worden maar dat de voorzitter van de betreffende commissie daarop aangesproken moet worden. Ten tweede staat er niets in de statuten en het huishoudelijk reglement dat introducés niet mogen deelnemen aan een racketavond.
Op 15 december 2005 gaan Henriette Dikkeboom en Wim de Groot met medewerking van Viviana v/d Broeck een ARBO plan samenstellen door op voorhand een Risico-Inventarisatie & Evaluatie te maken.
Voor alle leden van het dagelijks bestuur zijn functie omschrijvingen gemaakt. Deze functie omschrijvingen zijn er voor om duidelijkheid te verschaffen over taken en verantwoordelijkheden van de dagelijks bestuursleden.
3. Resumé ALV d.d. 25 februari 2005
• De ALV stemt in met het verslag.
4. Verslag van de secretaris en de voorzitters van de commissies m.b.t. het verenigingsjaar 2005.
Wim de Groot geeft verslag namens secretaris Ingrid Kuijs.
De leden administratie heeft het bestuur te kennen gegeven dat het aantal leden gedurende het seizoen 2005 is toegenomen met 26 jeugdleden en 44 seniorleden wat het leden bestand brengt op een totaal van 360 leden. Voorlopig hebben 33 leden hun lidmaatschap m.i.v. het komende seizoen opgezegd.
De kantine commissie merkt op dat het persoonlijk benaderen door Marijke Schippers van leden voor één of meerdere kantine diensten redelijk positief heeft uitgepakt en zeker voor herhaling vatbaar is.
Binnen en rondom de kantine is er veel gebeurd mede dank zij een handje vol vrijwilligers. Toch wil het bestuur met name Bas Bel en Ad Schuurmans bedanken voor de vele uren die zij gemaakt hebben om dit allemaal te realiseren.
De vereniging heeft hierdoor een compleet nieuwe uitstraling gekregen. De kantine is voorzien van een nieuwe CV ketel, bar en keuken. De puien van de kantine zijn gerenoveerd en buiten heeft men flink gesnoeid en rondom boomschors gestrooid.
De presentaties van de overige voorzitters van de commissies over het verloop van het afgelopen seizoen roepen verder geen bijzondere op- of aanmerkingen op.
Het bestuur bedankt alle vrijwilligers voor hun inzet.
5. Financieel verslag 2005 en begroting 2006.
Verslag van de kascontrolecommissie (Berend Lammertink en Erik Orie) en de behandeling van de exploitatie van 2005.
• De kascommissie verklaart dat zij op 21 november 2005 de financiële verslaglegging 2005 van de Zwaluwse tennisvereniging heeft beoordeeld. Voorzover de kascommissie dit heeft kunnen beoordelen correspondeert de financiële verslaglegging 2005 met de daarbij behorende onderliggende stukken.Vanuit dit perspectief heeft de kascommissie geen onvolkomenheden geconstateerd.
• De kascommissie complimenteert de penningmeester voor de vakkundige wijze van financiële administratie en verslaglegging.
• De kascommissie merkt op dat haar oordeel is gevraagd over het boekjaar 2005. Gezien het tijdstip van de ALV is daarmee slechts een oordeel gegeven over de periode tot en met 21 november 2005. De kascommissie kan dientengevolge geen oordeel geven over de resterende periode van het boekjaar 2005.
• Wim de Groot vraagt de ALV of er noodzaak is de kascommissie wederom te vragen de definitieve financiële administratie en verslaglegging te laten controleren op onvolkomenheden. De ALV gaat akkoord met de verklaring van de kascommissie en ziet geen noodzaak tot een definitieve eindcontrole.
Verkiezing nieuwe kascontrolecommissie
• De kascontrolecommissie zal voor het seizoen 2006 bestaan uit Cor Hoevenaar. Wim de Groot zal Patrick Glimmerveen vragen eveneens in de kascontrolecommissie plaats te nemen. Als reserve stelt niemand zich beschikbaar.
Jaarcijfers 2005
• Robert Polsek geeft een toelichting op de voorlopige jaarcijfers. Hij stelt vast dat de uitgaven voor de verbouwing van de kantine binnen de goedgekeurde begroting (€ 50.000) is gebleven. Tevens merkt hij op dat de kosten voor de verbouwing in één jaar wordt afgeschreven omdat je niet twee keer onderhoud moet afschrijven. Johan Schippers vraagt zich af waarom de verbouwing op de spaarrekening in mindering is gebracht . Robert Polsek geeft aan dat hier bewust voor gekozen is. Johan Schippers vraagt hoe het verder gaat met de jaarlijkse reserveringen voor het groot onderhoud. Bas Bel merkt op dat de reserveringen voor groot onderhoud als gewoonlijk elk jaar weer terug te vinden zijn in de begroting.
Wim de Groot geeft aan dat er 11 leden na meerdere herinneringen nog steeds hun contributie niet hebben voldaan. Er gaat een schrijven naar de KNLTB met het verzoek deze leden nooit meer te accepteren als KNLTB lid.
Contributie 2006
• Het bestuur stelt voor, in navolging op de vermelding tijdens de ALV van 25 februari 2005, de contributie gemiddeld met 10% te verhogen. De contributie voor het seizoen 2006 komt er dan als volgt uit te zien:
Jeugd van 0-8 jaar € 25,00/jaar
Jeugd van 9-12 jaar € 44,00/jaar
Jeugd van 13-17 jaar € 55,00/jaar
Senioren 18 jaar en ouder € 110,00/jaar
Tevens vraagt het bestuur de ALV toestemming om de contributie elk jaar automatisch te indexeren en te verhogen met 1 of 2% zonder op voorhand toestemming te vragen aan de ALV. De ALV gaat hiermee akkoord.
Na een gedegen onderzoek ziet het bestuur af, met toestemming van de ALV, van het plan om leden de gelegenheid te bieden om wel of niet lid te worden van de KNLTB. Hierdoor pleegt de vereniging contract breuk met de KNLTB wat eventueel gevolgen kan hebben voor de toekomst van de vereniging.
Het bestuur stelt voor, in navolging op de vermelding tijdens de ALV van 25 februari 2005, het verplicht vrijwilligers werk te introduceren. Het verplicht vrijwilligers werk zal alleen gelden voor onze seniorleden met uitzondering van ereleden en rustende leden. Het bestuur stelt voor dat iedereen vanaf het seizoen 2006 een vrijwilligersbijdrage betaalt van € 35,00. Dit wordt tegelijkertijd in rekening gebracht met de contributie van het seizoen 2006. Het seizoen daarop wordt de vrijwilligersbijdrage niet in rekening gebracht als het lid kan aantonen dat hij minimaal twee vrijwilligerstaken heeft uitgevoerd. Elk lid krijgt de vrijheid te kiezen uit verschillende vrijwilligerstaken echter de commissies bepalen wanneer. De te ontvangen vrijwilligersbijdrage wordt gebruikt om bijvoorbeeld betaalde krachten in te huren wanneer dat noodzakelijk blijkt.
De ALV is resoluut tegen het voorstel om iedereen de vrijwilligersbijdrage te laten betalen. De ALV stelt voor het seizoen 2006 te gebruiken om te inventariseren welke leden normaliter vrijwilligerstaken vervullen. Daarnaast moeten alle andere leden de gelegenheid krijgen als nog zich op te geven voor een vrijwilligerstaak. De leden die daadwerkelijk vrijwilligerstaken hebben vervuld moeten het seizoen 2007 gevrijwaard blijven van een vrijwilligersbijdrage.
Het bestuur gaat akkoord met het voorstel van de ALV en gaan het seizoen 2006 gebruiken voor de inventarisatie. Leden zullen persoonlijk benaderd worden om zodoende een duidelijk en reëel beeld te krijgen van de leden die wel of geen vrijwilligerswerk verrichten.
Kantine prijzen 2006
• Theo v/d Veeke geeft aan dat er tot op heden geen noodzaak is de kantine prijzen te verhogen. Hij wil wel op voorhand toestemming vragen aan de ALV dat mochten inkoopsprijzen gedurende het seizoen dusdanig stijgen dat de winst factor daardoor onder druk komt te staan hij te allen tijde de bevoegdheid heeft om de kantine prijzen daar naar aan te passen. De ALV stemt hiermee in.
Contract met Go
• Bas Bel geeft aan dat de onderhandelingen met Go in volle gang zijn. Op dit moment kan Go nog geen contract opstellen omdat de tarieven afhankelijk zijn van de te ontvangen subsidie van het rijk. Het contract wordt medio januari 2006 verwacht. In de begroting voor het seizoen 2006 is voorlopig uit gegaan van € 12.000,=. De aanwezige leden merken op dat het onderhoud af en toe te wensen overlaat.
Bas Bel merkt op dat het bestuur altijd open staat voor eventuele alternatieven. Men moet echter zich realiseren dat de kosten voor baanonderhoud alleen maar explosief zullen gaan stijgen.
De ALV stemt in met het nieuw te verwachten contract.
Verbouwingsplannen 2006
• Wat nog rest van fase 1 is in hoofdzaak het afwerken van de stenenwand in de kantine.
• Volgens de ARBO wetgeving zijn wij als vereniging verplicht te beschikken over minimaal twee heren en dames toiletten bij aanwezigheid van 50 personen of meer. Vandaar dat het bestuur fase 2 van de verbouwing wil presenteren. Er zijn drie voorstellen t.w.:
1. Voorstel Bas Bel
Het plan houdt in dat de huidige opslag in twee stukken verdeeld gaat worden. Eén gedeelte wordt bij de nieuw in te delen sanitaire voorzieningen getrokken. De watertank wordt een kwartslag gedraaid en de pomp van de sproei installatie zal verplaatst moeten worden. Wanneer wij dit plan door deels derden en vrijwilligers laten uitvoeren zijn de geschatte kosten € 25.000,= á € 30.000,=. (voordeel gescheiden dames/heren en geen bouwvergunning noodzakelijk, nadeel weinig opslag ruimte voor kantine en problemen met riolering te verwachten, voorstel Bas Bel om de voorraad wekelijks aan te laten vullen om grote voorraden te voorkomen)
Bas Bel geeft de vergadering aan dat de geschatte kosten gebaseerd zijn op ervaringen uit het verleden.
2. Voorstel Ad Schuurmans
Het plan houdt in dat de huidige opslag in twee stukken verdeeld gaat worden. Eén gedeelte wordt voorzien van nieuwe sanitaire voorzieningen en het andere gedeelte zal opnieuw ingedeeld moeten worden voor kantine opslag. Hierdoor moet de watertank en pomp van de sproei installatie naar buiten verplaatst worden. Ook moet er een buitenopslag gecreëerd worden voor de lege assemblage. De nieuwe sanitaire voorzieningen deels voor heren/dames zijn vanaf de kantine bereikbaar. Wanneer wij dit plan door derden laten uitvoeren zijn de geschatte kosten € 15.000,=. (voordeel goedkoopste plan en geen bouwvergunning noodzakelijk, nadeel deels gecombineerd dames/heren)
3. Voorstel Maarten Marijnissen
Het plan houdt in de muren van de kantine achter ter hoogte van de opslag door te trekken tot een punt. De sanitaire voorzieningen worden geheel herzien. De watertank en de pomp van de sproei installatie worden verplaatst naar buiten. Wanneer wij dit plan door vrijwilligers laten uitvoeren zijn de geschatte kosten € 60.000,=. (voordeel gescheiden dames/heren en de kantine wordt uitgebreid met 25 á 30m2 oppervlak waardoor de mogelijkheid bestaat een bestuurskamer te bouwen, nadeel hoge kosten doordat er o.a. geheid moet worden en een te grote druk op vrijwilligers en bouwvergunning is noodzakelijk, voorstel Bas Bel € 20.000,= subsidie aanvragen bij de RABO bank € 20.000 lenen en € 20.000,= uit eigen middelen betalen)
Wim de Groot stelt voor de drie voorstellen in stemming te brengen.
Uitkomst stemming: plan Maarten krijgt vier stemmen, plan Bas krijgt drie stemmen en plan Ad krijgt nul stemmen. De ALV gaat akkoord met het verder uitwerken van het plan van Maarten Marijnissen.
Wim de Groot meent dat de groep te klein is om over zo’n grote investering te beslissen en stelt voor dat Bas Bel het goedgekeurde plan eerst in detail laat uitwerken om zodoende een gedetailleerde begroting, planning en financieringsplan te kunnen presenteren.
Wim de Groot stelt voor dat wanneer alles is uitgewerkt een ALV bijeen te roepen om het gedetailleerde plan aan de leden te presenteren en te bespreken. Sjanneke Achterhof vraagt of het mogelijk is naast de verbouwing tevens de tennisbaanverlichting uit te breiden naar baan 4 en 5.
Wim de Groot zegt dat het niet in de huidige plannen is meegenomen en daarnaast afhankelijk is hoeveel kosten het goedgekeurde plan met zich meebrengt en de beschikbare financiële middelen en geeft dus geen garanties. Bas Bel schat in dat het uitbreiden van de verlichtingsinstallatie ongeveer € 12.000,= zal gaan kosten exclusief de eventuele groepen verzwaring van de meterkast.
Bas Bel vraagt of er wel de noodzaak bestaat om de verlichting uit te breiden en zo ja waar dat op gebaseerd is. De ALV geeft aan dat er de laatste jaren een constante leden groei te zien is en refereert naar het overzicht van de ledenadministratie. Johan Schippers merkt op of het niet mogelijk is voorlopig met “Dixie” toiletten te werken tijdens druk bezochte toernooien. Wim de Groot ziet dat niet zitten omdat het een tijdelijke tussen oplossing betreft waarbij ook de hygiëne een discussie punt kan worden.
Begroting 2006
• De ALV stemt in met de begroting voor het seizoen 2006 waarin afschrijfkosten zijn meegenomen voor de verbouwing fase 2.
PAUZE
6. Bezetting van het bestuur en de commissies
Maarten Marijnissen heeft het bestuur aangegeven zijn functie als voorzitter PR commissie te beëindigen.
Wij danken hem hartelijk voor de inzet en inbreng die hij het afgelopen seizoen heeft getoond.
Willem Schrik heeft gesolliciteerd naar deze functie binnen het bestuur. Aangezien er geen andere kandidaten hebben gereageerd op deze functie, wil het zittende bestuur Willem Schrik voordragen als nieuwe voorzitter PR commissie. De ALV stemt in met het voorstel van het bestuur. De overige bestuursleden blijven het komende seizoen beschikbaar waardoor het bestuur hiermee op een statutair oneven aantal blijft.
7. Activiteiten 2006 door de voorzitters van commissies
• Jenneke Endepoel doet namens de jeugd commissie verslag van de komende activiteiten. De toernooien die dit seizoen zijn georganiseerd blijven voor het komende seizoen gehandhaafd. Nieuw zal zijn het mini toernooi wat medio juni 2006 zal plaatsvinden. Ook zal de JC persoonlijk stilstaan bij het 30 jarig jubileum. Ouders van de jeugdleden worden benaderd om aanwezig te zijn met hun zoon/dochter om dit heugelijke feit tijdens een toernooi te vieren. Daarnaast zal er nieuw leven geblazen worden in de ladder competitie. De activiteiten kalender kan men volgend seizoen terug vinden in de DÉES. Er zijn voorlopig 4 competitie teams maar dit kan nog uitgroeien tot misschien wel 6 competitie teams.
• Theo v/d Veeke geeft een overzicht van de TC activiteiten en de nog openstaande mogelijkheden voor de district competitie. De activiteiten kalender kan men terug vinden in de D’EES.
Voor meer informatie over de district competitie kan men terecht bij Kees Kuijs die ook het komende seizoen onze gecertificeerde verenigingscompetitie leider is.
• Theo v/d Veeke geeft een overzicht van de KC activiteiten en geeft aan dat een goede communicatie tussen KC/TC/JC/PR van belang is. Helaas kan de kantine niet draaien zonder de nodige vrijwilligers en vraagt de leden zich aan te melden bij de KC. Marijke Schippers zal wederom leden persoonlijk benaderen voor een kantinedienst. De kantine afdracht van vrijwilligers zal voortaan bij de RABO bank gebeuren.
Silvia Rademakers is bereid het komende seizoen de kantine schoon te maken.
• Bas Bel geeft aan dat naast de plannen voor het uitbreiden van de sanitaire voorzieningen ook prioriteiten gegeven moeten worden aan het dak van de kantine, de waterleiding op de tennisbanen en de riolering op het tennispark. Ook het onderhoud aan het hekwerk rondom de tennisbanen vraagt aandacht en zo ook de sterk verouderde sproei installatie.
Zonder hulp van de leden kan dit niet gerealiseerd worden. Het uitbesteden van deze werkzaamheden zal hoge kosten met zich meebrengen.
• Willem Schrik gaat samen zitten met Maarten Marijnissen voor een stukje werk overdracht. Willem Schrik meldt de ALV dat Nanny Bogaerts en Akkie Lubbers hebben aangeboden hem te helpen waar nodig maar meer steun is welkom. Willem Schrik wil de omschreven doelstellingen nastreven en binnen kort om de tafel gaan met zijn commissie leden.
• Vanaf het seizoen 2007 dienen alle KNLTB passen voorzien te zijn van een digitale pasfoto. Het bestuur zal gedurende het seizoen 2006 een formulier opsturen. Het opzeggen van het lidmaatschap dient uiterlijk voor 1 december schriftelijk te gebeuren. Het opzeggen per e mail wordt eveneens door het bestuur geaccepteerd.
8. D’EES in 2006
Jenneke Endepoel geeft aan dat de DÉES komend seizoen wederom uit vijf edities zal bestaan.
Berend Lammertink heeft het bestuur te kennen gegeven te stoppen met de redactie van de DÉES.
Hierdoor is er een vacature ontstaan binnen de redactie van de DÉES.
Het bestuur stelt voor Berend Lammertink tot erelid te benoemen wegens zijn jaren lange inzet voor de vereniging. De ALV gaat hiermee akkoord.
Het bestuur zal het goede nieuws persoonlijk overbrengen aan Berend Lammertink.
9. Rondvraag
Marijke Schippers vraagt of de buitenverlichting rondom de kantine gerepareerd kan worden. Wim de Groot belooft hier voor te zorgen.
Wilma Suijker vindt dat het licht reclame bord van de ZTV vaal is geworden en biedt aan dit te herstellen.
Het bestuur is Wilma Suijker zeer erkentelijk voor haar aanbod.
Wim de Groot meldt de ALV dat de vereniging volgend seizoen zijn 30 jarig lustrum zal vieren en dat er een feestcommissie is samengesteld bestaande uit Ingrid Kuijs en Elviera Reniers. Zij zullen in hoofdzaak de festiviteiten voorbereiden voor de seniorleden. Voor de juniorleden zal de JC het roer in handen nemen.
Wim de Groot stelt voor voortaan de Algemene Leden Vergadering, indien wenselijk en mogelijk, te houden in de laatste week van november. Het voordeel is dat besluiten die genomen zijn tijdens de ALV eerder uitgevoerd kunnen worden. Het nadeel is echter dat de boekhouding niet volledig is. De ALV gaat akkoord met het verplaatsen van de ALV van begin van het seizoen naar het eind van het seizoen.
Niets meer aan de order zijnde bedankt de Willem de Groot allen voor de inbreng in de vergadering en sluit de vergadering.
Wim de Groot, voorzitter
Aanwezig:
Het bestuur van ZTV (excl. Jenneke Endepoel en Jan Janssen). Berend Lammertink, Patrick Glimmerveen, Elviera Reniers, Jeanne Schuurmans, Ad Schuurmans, Corné van Schendel, Jack de Vreede, Remko van Houwelingen, Johan Schippers, Marijke Schippers, Sjanneke Achterhof, Eric Orie, Helma Orie, Jan van Riet, Albert Heinen, Angele Ernst en John Groote.
Bericht van verhindering:
Annie van Ommeren, Rien Ligthart, Marion van Houwelingen, Marjo Bossers, Stefanie de Groot, Jenneke Endepoel, Henriette Dikkeboom, Henk de Visser, Rob Garvelink, Kees Kuijs, Andre Dudok en Els van der Velden, Jan Janssen.
1. Opening
De voorzitter opent de vergadering. Hij verzoekt tijdens de vergadering niet te roken, mobiele telefoons uit te zetten en iedereen uit te laten spreken.
2. Mededelingen en ingekomen post
Jenneke Endepoel kan i.v.m. haar vakantie niet aanwezig zijn en heeft Angele Ernst gevraagd haar taken te behartigen.
Vanaf 2007 wordt de papieren ledenpas definitief vervangen door de plastic ledenpas.
Lydie van Leeuwen heeft spontaan aangeboden een website te maken voor de vereniging.
Het website adres is www.tennis-zwaluwe.nl. Tevens zal ons website adres in de nieuwe gemeente gids opgenomen worden.
Rob Garvelink verzoekt het bestuur agendapunt 5 aangaande contributie 2005 af te voeren en beroept zich op het eerder genomen bestuursbesluit van 15 februari 2004 om geen contributie verhoging in 2005 door te voeren en dit besluit te respecteren. Aangezien dit elk jaar een standaard terugkerend agenda punt is en niet interpreteert dat er sprake is van een contributie verhoging, verzoekt Wim de Groot de ALV dit agenda punt toch op te voeren. De ALV stemt toe.
Rob Garvelink en Henk de Visser verzoeken het bestuur de nodige wijzigingen en toevoegingen te doen in het resumé van 9 januari 2005.
3. Resumé ALV d.d. 18 februari 2004, 13 augustus 2004, 2 november 2004 en 9 januari 2005
Sommige zullen zich afvragen waarom alle ALV verslagen van 2004 nu pas de revue passeren.
Wim de Groot maakt de ALV duidelijk dat dit niets van doen heeft met stemmingmakerij.
Als bestuur willen wij ons houden aan de statuten en het huishoudelijk reglement waarin staat dat wij alle ALV verslagen moeten laten goedkeuren door de ALV.
ALV d.d. 18 februari 2004
• De vergadering stemt in met het verslag.
ALV d.d. 13 augustus 2004
• De vergadering stemt in met het verslag.
ALV d.d. 2 november 2004
• De vergadering stemt in met het verslag.
ALV d.d. 9 januari 2005
• Rob Garvelink en Henk de Visser verzoeken het bestuur de volgende tekst te corrigeren:
Rob Garvelink had namens Henk de Visser volmacht gekregen namens hem een stem uit te brengen.
Tekst wordt vervangen door:
Gert Fillekes had volmacht gekregen van Henk de Visser om zijn stem uit te brengen m.b.t. de voorgenomen plannen van het bestuur.
• Rob Garvelink verzoekt het bestuur de volgende tekst toe te voegen:
Het amendement op het bestuursvoorstel spreekt vaneen totaal uitgave van € 50.000,= voor zowel fase 1 als 2. Dit amendement werd uiteindelijk door de ALV goedgekeurd.
• De vergadering stemt voor de rest in met het verslag.
4. Verslag van de secretaris en de voorzitters van de commissies m.b.t. het verenigingsjaar 2004.
Wim de Groot geeft verslag namens secretaris Jan Janssen. Jan Heeft te kennen gegeven per direct zijn functie neer te leggen, daar zijn gezondheid in alle redelijkheid goed gaat maar hij zich niet meer 100% in kan zetten voor zijn functie als secretaris.
De presentaties over het verloop van het afgelopen seizoen roepen geen bijzondere op of aanmerkingen op.
Alle vrijwilligers worden bedankt voor hun inzet.
5. Financieel verslag 2004 en begroting 2005.
Verslag van de kascontrolecommissie (Berend Lammertink en Eric Orie) en de behandeling van de exploitatie van 2004.
• Berend en Eric hebben geen onregelmatigheden gevonden en gaan akkoord met de wijze waarop in 2004 de boekhouding van de ZTV werd gevoerd.
Verkiezing nieuwe kascontrolecommissie
• De kascontrolecommissie zal voor het seizoen 2005 bestaan uit Berend Lammertink en Eric Orie. Als reserve stelt Patrick Glimmerveen zich beschikbaar.
Jaarcijfers 2004
• Gert Fillekes geeft een toelichting op de jaarcijfers. Hij stelt vast dat de inkomsten uit contributie hoger uitkomen dan voorspelt. Daarnaast zijn de kosten voor onderhoud aanzienlijk gestegen mede veroorzaakt door achterstallig onderhoud waar geen rekening mee gehouden was in de begroting van 2004. Bas Bel merkt op of het niet mogelijk is de lening bij de RABO bank vervroegd af te lossen. Gert Fillekes geeft aan dat de ZTV per jaar een bepaald bedrag extra mag aflossen, alles wat meer afgelost wordt dan de toegestane extra aflossing betalen wij boete rente over. Het is zeker de moeite waard te onderzoeken hoeveel boete rente de vereniging hiervoor moet betalen.
Bas Bel merkt tevens op dat het niet gezond is dat een vereniging voor een groot deel draait op zijn bar omzet. Als deze vereniging een slecht seizoen heeft (slecht weer) is de bar omzet nihil terwijl de overige kosten wel doorgaan. Dit zal een negatief eind saldo tot gevolge hebben.
Begroting 2005
• De ALV stemt in met de begroting voor het seizoen 2005.
Contributie 2005
• De contributie wordt voor het seizoen 2005 niet verhoogt.
Met ingang van volgend jaar moeten de leden rekening houden met een contributie verhoging. Van de te ontvangen contributie draagt de vereniging namelijk 14% af aan de KNLTB. Vanaf het seizoen 2006 wil het bestuur de contributie en de bijdrage aan de KNLTB inzichtelijk maken en specificeren op een factuur. De vergadering gaat hiermee akkoord.
Wim de Groot merkt op dat uit een rapport van de ABN/AMRO blijkt dat niet iedereen die lid is van een tennisvereniging ook daadwerkelijk lid moet zijn van de KNLTB tenzij dit lid mee wil doen aan competitie wedstrijden en officiële toernooien.
John Groote toont zijn interesse en geeft aan dat het een aanzienlijke besparing kan opleveren als hij deze KNLTB afdracht voor zijn kinderen niet hoeft te betalen.
Dit houdt wel in dat de vereniging voor niet KNLTB leden een tennispas moet uitgeven.
Het bestuur onderzoekt wat er mogelijk en niet mogelijk is en komt daar op terug.
Het bestuur kiest de harde lijn als het gaat om leden die te laat (voor 1 december) hun lidmaatschap hebben opgezegd. Dit gebeurt met regelmaat van de klok wat de vereniging geld kost. Diegene die na een aantal herinneringen weigeren te betalen worden bij de KNLTB aangemeld waardoor deze leden geen geregistreerd lid kunnen worden bij een andere vereniging. De vergadering gaat hiermee akkoord.
Het aantal vrijwilligers wordt alsmaar kleiner. Het bestuur overweegt verplicht vrijwilligers werk in te voeren. De vergadering gaat hiermee akkoord.
Kantine prijzen 2005
• Theo v/d Veeke geeft aan dat een aantal prijzen zijn afgerond naar hele bedragen om zoveel mogelijk klein wisselgeld te voorkomen. De prijzen voor food producten zullen gedurende het seizoen trendmatig verhoogd worden. De ALV stemt hiermee in.
Contract met Go
• Ad Schuurmans vraagt zich af wat de stand van zaken is. Bas Bel hoopt deze week met Go het contract af te ronden voor dit seizoen. Aangezien Go steeds minder subsidie ontvangt van het rijk zijn de verwachtingen dat de prijzen aankomend seizoen aanzienlijk zullen stijgen. Go is verzocht een uiteenzetting te geven hoeveel uur per dag en op welke dagen Go onderhoud pleegt aan onze banen. Hierdoor is de vereniging in staat een betere controle uit te oefenen op daadwerkelijk gedane arbeid. Bas Bel wenst een schema te ontvangen van de vaste groep leden die overdag tennissen. Hierdoor kan hij rekening houden met de leden en Go instrueren welke banen in aanmerking komen voor gevraagde onderhoud.
De ALV stemt in met het nieuwe contract.
PAUZE
6. Bezetting van het bestuur en de commissies
Jan Janssen heeft het bestuur aangegeven zijn functie als secretaris per direct te beëindigen vanwege zijn gezondheid. Het lag al in de planning dat Jan Janssen na het seizoen 2005 ermee zou stoppen.
Ingrid Kuijs had i.o.m. het bestuur en Jan Janssen vorig seizoen aangegeven in aanmerking te willen komen voor deze functie binnen het bestuur. Zoals vermeldt in de uitnodiging van de ALV wil het zittende bestuur Ingrid Kuijs voordragen als nieuwe secretaris. De ALV stemt in met het voorstel van het bestuur. De overige bestuursleden blijven het komende seizoen beschikbaar waardoor het bestuur hiermee op een statutair oneven aantal blijft.
7. Activiteiten 2005 door de voorzitters van commissies
• Angela Ernst doet namens de jeugd commissie verslag van de komende activiteiten. Er worden weer volop toernooien georganiseerd tot groot plezier van de jeugd. De basisscholen zullen benaderd worden om actief tennis te komen spelen.
• Theo v/d Veeke geeft een overzicht van de TC activiteiten. De activiteiten kalender kan men terug vinden in de D’EES. Theo merkt wel op dat je officieel lid moet zijn van de KNLTB bij deelname aan de districtscompetitie en bij open toernooien. Jack de Vreede stelt voor om de leden hun E- mail adres te vragen zodat men op de hoogte gehouden kan worden over welke toernooien en activiteiten eraan komen. Misschien is het raadzaam hierover een enquête te houden hoe de leden het liefst geïnformeerd willen worden.
• Theo v/d Veeke geeft een overzicht van de KC activiteiten. Helaas kan de kantine niet draaien zonder de nodige vrijwilligers en vraagt de leden zich aan te melden bij de KC.
Kees Kuijs is dit seizoen onze nieuw gecertificeerde verenigingscompetitie leider geworden.
• Bas Bel geeft aan dat de kantine en alles rondom de tennisbanen behoorlijk onder handen zijn en worden genomen, echter niet door het aantal vrijwilligers wat hij had verwacht. Hij vraagt of er nog leden zijn die de handen uit de mouwen willen steken. Zonder hulp loopt de opleveringsdatum van de kantine in gevaar. Een alternatief zou zijn de hulp in te roepen van professionele bedrijven wat extra kosten (± € 10.000,=) met zich meebrengt. De ALV heeft begrip voor de situatie en gaat akkoord met de eventueel extra uitgave voor de verbouwing.
• Maarten Marijnissen presenteert het PR plan voor de komende 5 jaar. Hij vraagt de ALV of er vrijwilligers zijn die hem bij de uitvoering willen helpen. Er komt geen respons van de aanwezigen. Tevens merkt hij op dat alle ideeën van harte welkom zijn.
8. D’EES in 2005
Berend Lammertink geeft een toelichting.
Leden die in de buitengebieden wonen, ontvangen de D’EES per post.
Het bestuur vraagt de redactie van de D”EES extra oplagen te laten drukken voor openbare ruimte zoals scholen, huisartsen praktijk etc.
Berend Lammertink geeft het bestuur aan hiervoor zorg te dragen maar vraagt zich af wie deze bezorgt bij de voorgestelde openbare ruimten. Het bestuur stelt voor deze kopijen bij Maarten Marijnissen af te geven.
Het bestuur merkt op dat de bezorging van de D’EES in sommige wijken later worden bezorgd dan de overige wijken. Berend Lammertink zal de bezorgers benaderen en vragen hier extra aandacht aan te schenken.
9. Rondvraag
Erik Orie merkt op dat hij geen presentie lijst heeft gezien. Wim de Groot geeft aan dat iedereen die aanwezig is geregistreerd is.
Erik Orie wenst het bestuur een bestuurlijk goed jaar toe en wenst het bestuur veel succes met o.a. de verbouwing van de kantine en hoopt dat alle commissies een succesvol jaar tegemoet mogen zien.
Ad Schuurmans vraagt hoever het staat met de plannen voor de nieuwe sporthal. Jan van Riet geeft aan dat de nieuwe sporthal medio september 2006 klaar zal zijn. De nieuwe sporthal beschikt over twee tennisbanen die voorzien zijn van een speciale ondergrond die ook voor recreanten geschikt is.
Het bestuur wil graag uren claimen voor onze leden en zal daarover contact opnemen met de gemeente.
Elviera Reniers merkt op dat de vereniging in het seizoen 2006 zijn 30 jarige lustrum te vieren heeft.
Ze stelt voor zitting te nemen in de feestcommissie. Ook Ingrid Kuijs geeft aan hierin geïnteresseerd te zijn. Wim de Groot zal de dames voorzien van het draaiboek van het 25 jarig lustrum.
Niets meer aan de order zijnde bedankt de voorzitter allen voor de inbreng in de vergadering en sluit de vergadering.
Ingrid Kuijs, secretaris
